A escolha entre Simples Nacional e Lucro Presumido depende do faturamento, da folha de pagamento e da atividade de cada cliente — e precisa ser revista periodicamente, não apenas na abertura da empresa. Para o escritório, transformar essa revisão em rotina é o que evita que um cliente pague mais imposto do que deveria por meses sem ninguém perceber.
Quando revisar o enquadramento do cliente?
O enquadramento não é uma decisão única. Ele deve ser reavaliado sempre que a realidade da empresa muda. Os principais gatilhos:
- Crescimento relevante da receita bruta acumulada dos últimos 12 meses (RBT12).
- Mudança na proporção da folha de pagamento sobre o faturamento.
- Aproximação do sublimite (R$ 3,6 milhões) ou do limite do Simples (R$ 4,8 milhões) ao ano.
- Início do ano-calendário, quando a opção de regime pode ser alterada.
O que é o Fator R?
O Fator R é a razão entre a folha de pagamento e a receita bruta, ambas acumuladas nos 12 meses anteriores. Ele define, para várias atividades de serviço, se a empresa é tributada pelo Anexo III ou pelo Anexo V do Simples Nacional:
- Folha ≥ 28% da receita → tributação pelo Anexo III (alíquotas menores, a partir de 6%).
- Folha < 28% da receita → tributação pelo Anexo V (alíquotas maiores, a partir de 15,5%).
Por isso, dois clientes com o mesmo faturamento podem ter cargas muito diferentes só pela estrutura de folha.
Anexo III vs. Anexo V
| Critério | Anexo III | Anexo V |
|---|---|---|
| Alíquota inicial | A partir de 6% | A partir de 15,5% |
| Condição (Fator R) | Folha ≥ 28% da receita | Folha < 28% da receita |
| Perfil típico | Serviços com folha relevante | Serviços com folha enxuta |
Sinais de que o Simples deixou de compensar
O nome sugere vantagem, mas o Simples usa alíquotas progressivas: conforme o RBT12 sobe, a alíquota efetiva também sobe. Alguns sinais de que vale comparar com o Lucro Presumido:
- Faturamento escalando: nas faixas mais altas do Simples, a alíquota efetiva pode superar a carga combinada do Lucro Presumido para serviços.
- Fator R desfavorável: um cliente preso ao Anexo V, sem folha para migrar ao Anexo III, frequentemente encontra alternativa mais barata fora do Simples.
- Proximidade do limite: perto de R$ 4,8 milhões/ano, a mudança de regime deixa de ser opção e passa a ser necessidade.
A comparação exige projetar cenários com os números reais de cada empresa — e a decisão final é sempre do profissional responsável, considerando obrigações acessórias, ISS municipal e o caso concreto.
Como o escritório organiza essa revisão em escala
Revisar regime cliente a cliente, na memória, não escala. O caminho é transformar os gatilhos acima em um acompanhamento recorrente: monitorar RBT12 e Fator R ao longo do ano, sinalizar quem se aproxima de sublimites e registrar a decisão de manter ou revisar o enquadramento, com histórico. Assim a revisão de regime deixa de ser um evento anual apressado e vira parte da rotina da carteira.